Congrès annuel 2025 de la Société canadienne de nutrition (SCN)

Possibilités de programme de séances satellites commanditées

Montréal, Québec
Du 8 au 10 mai 2025

La Société canadienne de nutrition (SCN) offre de l’information scientifique et de la formation sur la nutrition par le biais de diverses initiatives, y compris son Congrès annuel. Toutes les activités de formation de la SCN sont examinées et approuvées par les comités compétents de la SCN. Comme pour tous les autres intervenants du secteur, la SCN apprécie et valorise l'engagement des partenaires de l'industrie, y compris lors de son Congrès annuel, tout en s’engageant à maintenir des processus responsables et transparents en ce qui concerne le soutien reçu de la part de ses partenaires et commanditaires.

Les séances satellites commanditées par la SCN offrent aux groupes externes, tels que les groupes industriels, les associations de produits de base ou d'autres parties prenantes pertinentes, des occasions de formation pour présenter des résultats de recherche et engager un dialogue avec une communauté dédiée à la science et à la pratique de la nutrition, incluant des scientifiques, des professionnels de la santé, des décideurs, d'autres organisations non gouvernementales, des représentants de l'industrie et des stagiaires.

Les séances satellites commanditées sont considérés comme faisant partie du programme officiel du Congrès annuel de la SCN, mais ils sont clairement identifiés comme étant organisés en collaboration avec des commanditaires. La SCN n'endosse pas le contenu des présentations, des discussions, des publications, etc., qui ont lieu dans le cadre de ces événements. De plus, la SCN précise clairement lors de toutes les séances éducatives que les opinions exprimées sont celles des conférenciers ou des tiers et ne reflètent pas nécessairement celles de la SCN.

En savoir plus :

Critères de proposition

Toutes les propositions de sessions de conférence, y compris celles pour les séances satellites commandités, sont examinées par la SCN selon les critères suivants :

• Les sessions proposées doivent être objectives et équilibrées.
• Le contenu doit contribuer au domaine de la science de la nutrition.
• Applicabilité du transfert des connaissances.
• Les sessions doivent répondre aux besoins éducatifs des participants et compléter le programme global du Congrès.
• Les descriptions des sessions et les documents d'accompagnement doivent être fondés sur la science et ne pas avoir de caractère promotionnel.

La SCN se réserve le droit d'accepter, de rejeter ou d'accepter sous condition les propositions à sa seule discrétion, pour toute raison, sans obligation de la divulguer au(x) candidat(s).

Toutes les séances doivent se conformer aux Directives de la SCN pour les séances satellites commandités, y compris celles énumérées sur cette page, ainsi qu’à l’Engagement de la SCN relatif à sa collaboration avec des commanditaires et des partenaires de l’industrie.

Une fois que la demande pour une séance satellite commanditée a été approuvée par la SCN, le titre de la séance, les conférenciers et le contenu ne peuvent être modifiés sans l'approbation de la SCN. Les commanditaires sont responsables de la coordination de leurs symposiums satellites, avec le soutien du modérateur/de la présidente de séance (personne approuvée par la SCN)

Veuillez noter que la soumission d'une proposition de session ne constitue pas une approbation/acceptation de votre séance satellite commanditée. Les individus seront informés du résultat de leur proposition d'ici le 16 décembre 2024. Il est à noter que la SCN pourrait vous contacter pour des questions durant la période d'examen.

Demande de participation à une séance satellite commanditée

Soumission d'une proposition pour une séance satellite commanditée : Les personnes intéressées à soumettre une proposition pour une séance satellite commanditée doivent le faire via le portail de soumission en ligne des propositions de conférence de la SCN. Chaque proposition devra inclure :

• Titre provisoire de la session
• Description de la session
• Objectifs d'apprentissage
• Conférenciers recommandés (un minimum de deux, mais pas plus de trois conférenciers). Les conférenciers doivent être contactés à l'avance pour confirmer leur intérêt et leur disponibilité à participer si la session est acceptée.
• Modérateur de session suggéré (devrait être un membre en règle de la SCN) *
• Nom des autres commanditaires/partenaires impliqués dans l'organisation de la session **

Les propositions de session doivent refléter fidèlement le contenu et les objectifs de la session proposée, et doivent être aussi détaillées/compréhensives que possible.

* Le comité organisateur du congrès de la SCN et/ou le comité d'éthique/de commandite de la SCN examineront chaque proposition et désigneront un modérateur. Le modérateur jouera un rôle important dans le soutien à la planification et à la réalisation de l’événement satellite commandité. En savoir plus sur les modérateurs de session ci-dessous. 

**Les frais pour les séances satellites commanditées peuvent inclure une collaboration de jusqu'à trois commanditaires. Des frais supplémentaires s'appliqueront pour chaque collaborateur additionnel. Ces frais peuvent être annulés si le collaborateur s'engage dans d'autres activités de parrainage et/ou si deux personnes de chaque organisation collaboratrice s'inscrivent pour assister au congrès. Les sessions ayant plus d'un commanditaire doivent fournir un logo reflétant tous les commanditaires dans une seule image. 

Rôle des présidents/modérateurs de session

Modérateurs de session

Les modérateurs de session jouent un rôle important dans la planification et la réalisation harmonieuses des sessions. L'équipe du personnel de la SCN compte sur l'engagement total des modérateurs, qui agissent en tant que représentants des conférenciers de la session. Le comité de planification choisira les modérateurs pour chaque session avec soin et accueillera favorablement les suggestions via les propositions de session. La préférence devrait être accordée aux modérateurs qui sont membres en règle de la SCN et qui s'engageront pleinement à :

• Soutenir les conférenciers dans le développement de leurs présentations, en veillant à ce que les présentations finales correspondent au titre et à la description de la session tels qu'ils apparaîtront dans le programme du congrès.
• Organiser et animer toute réunion de planification entre les conférenciers et la SCN en amont du congrès annuel.
• S'assurer que toutes les informations et les documents requis sont soumis dans les délais impartis (par exemple, noms/bios/photos, descriptions des sessions, présentations).
• Veiller à ce que chaque conférencier ait inclus adéquatement toutes les divulgations/conflits d'intérêts dans sa présentation, et que chaque conférencier présente ces informations en détail au début de son intervention.
• Confirmer que toutes les présentations des conférenciers répondent correctement aux exigences de transfert des connaissances/messages à retenir.
• Sélectionner un résumé pertinent (si disponible) pour permettre à un stagiaire ou à un chercheur postdoctoral de présenter (15 minutes) pendant la session.
• Servir de point de contact pour le personnel de la SCN avant et pendant le congrès.
• Modérer la période de questions et réponses pendant la session.

Autres directives pour les séances satellites commanditées 

• Chaque conférencier devra inclure une diapositive de « Divulgations » dans son diaporama; chaque conférencier doit mentionner ces divulgations verbalement au début de son intervention de manière significative.
• Les résultats de recherche ne doivent pas être partagés dans le but de promouvoir une marque/produit spécifique. Toute mention de marques/produits spécifiques doit être discutée et approuvée à l'avance par la SCN.
• Les conférenciers/modérateurs doivent s'abstenir de mentionner le nom de sociétés spécifiques pendant une présentation, une table ronde ou une période de questions-réponses. Si une question est soumise en nommant une entreprise ou un produit, elle doit être reformulée ou écartée.
• Tout matériel développé par le commanditaire pour promouvoir la session du congrès doit être approuvé par la SCN.
• La recherche présentée doit provenir principalement de travaux publiés. Si la recherche n'a pas encore été évaluée par des pairs, cela doit être indiqué et préalablement approuvé par la SCN.
• La SCN diffusera des évaluations par voie électronique après chaque conférence. L'évaluation inclura la question suivante : «Did you perceive, or were you affected by, any commercial bias during the webinar.»
• Les webinaires, sessions de conférence, balados ou autres événements éducatifs de la SCN incluront la clause de non-responsabilité suivante : «The views expressed by speakers or other third parties in CNS webinars, events and/or conferences are those of the speaker or third-party and not necessarily of CNS.»

Contenu des séances satellites commanditées

• Les sessions de conférence doivent être :
  • objectives et équilibrées;
  • contribuer au domaine de la science de la nutrition;
  • répondre aux besoins éducatifs des participants (en tenant compte de la diversité des participants); et
  • compléter le programme scientifique.
• Les descriptions des programmes et les documents d'accompagnement doivent être fondés sur la science et ne pas avoir de caractère promotionnel.
• La SCN n'endosse pas le contenu présenté ni les actes, publications, etc. qui en découlent. La SCN précise également clairement lors de toutes les sessions éducatives que les opinions exprimées par les conférenciers sont celles du conférencier ou de tiers et ne reflètent pas nécessairement celles de la SCN.
• Toutes les sessions doivent se conformer aux directives de la SCN pour les les séances satellites commanditées, y compris celles énumérées sur cette page, ainsi qu'à l'engagement de la SCN relatif à sa collaboration avec des commanditaires et des partenaires de l’industrie.
• Les organisateurs de sessions satellites assument l'entière responsabilité des droits d'auteur de toutes les images contenues dans la présentation.
• La SCN se réserve le droit d'accepter, de rejeter ou d'accepter sous condition les propositions, à sa seule discrétion, pour toute raison, sans obligation de la divulguer aux candidats.
• Une fois la demande pour une séance satellite commanditée approuvée par la SCN, le titre et le contenu de l'événement ne peuvent être modifiés sans l'approbation de la SCN.

Dates clés

• 18 octobre 2024 : Toutes les propositions de sessions de conférence, y compris les propositions pour lséances satellites commanditées, doivent être soumises. Les propositions doivent être envoyées via le portail de soumission en ligne des propositions de congrès de la SCN.
• Environ le 16 décembre 2024 : Les personnes seront informées si leur proposition de séance satellite commanditée a été acceptée.
• Environ le 10 janvier 2025 : Les séances satellites acceptées seront informées de leur créneau horaire et de leur emplacement dans le programme du congrès.

Horaire / Frais des séances satellites commanditées

La programmation des symposiums satellites est à la discrétion du comité de planification du congrès de la SCN. Les créneaux horaires provisoires suivants ont été identifiés pour les séances satellites commanditées. L'emplacement exact et la durée seront déterminés lors de l'établissement du programme global. Les créneaux horaires ont été identifiés pendant les périodes de repas. L'espace dans le programme est limité. La SCN se réserve le droit d'ajuster les horaires des séances satellites commanditées pour s'adapter au programme global du congrès.

Inclusions / Exclusions de la session

Les séances satellites commanditées peuvent inclure le logo du commanditaire en tant qu'hôte/organisateur de l'événement. Dans le cas d'une collaboration entre plusieurs commanditaires pour une même séance, un logo combiné représentant tous les commanditaires doit être fourni à la SCN sous forme d'une seule image. 

L'utilisation et le placement du logo du commanditaire doivent être approuvés par la SCN. Aucune promotion de produit ou de marque n'est autorisée sur les documents promotionnels, les matériels éducatifs, ou les supports verbaux/imprimés. Si la mention d'une industrie, d'un produit ou d'une marque est nécessaire lors de la présentation de la séance (par exemple, pour la méthodologie ou la transparence), cela doit être expliqué au modérateur de la séance, et l'approbation de la SCN doit être obtenue.

Organisation des séances satellites commanditées